De Urenhel

(door Richard Steketee)

Jan de Manager loopt met zijn budgetvoorstel voor het volgend jaar nog in de hand terug naar zijn kamer. “Hoe kan het MT nu verwachten dat hij een nauwkeurige begroting geeft wanneer sales geen goede voorspelling durft te doen over de te verwachte verkopen? Met de verouderde administratieve systemen is het bijna onmogelijk om een kostprijs per product te bepalen. Nog maar te zwijgen over de nieuwe fiscale maatregel die het kabinet voor ogen heeft en die herberekeningen en mutaties op vrijwel alle polissen nodig zal maken. Het lijkt wel of er zich elk jaar een nieuwe wettelijke maatregel aandient. Nou ja, nog vier weken tot sluitingsdatum en in die tijd zal zich wel een oplossing aandienen.”

Jan kijkt op zijn smartphone en ziet dat hij drie gemiste oproepen heeft, waarvan twee van leveranciers van flexibele arbeid, en dat er in het enige vrije uur van vandaag een intake gesprek is gepland. Het zoveelste intake gesprek van deze maand. Het vinden van de juiste externen is er niet eenvoudiger op geworden. Sinds de crisis wordt Jan overstelpt met CV’s wanneer hij een aanvraag uitzet bij zijn gebruikelijke leveranciers. Het doornemen en selecteren van kandidaten kost veel tijd. Bovendien blijkt bij intakes vaak dat de kandidaat toch net niet die competenties of attitude heeft die Jan op zijn afdeling nodig heeft. En als ze nu maar lang bleven dan was het niet zo erg, maar het afgelopen half jaar is het al drie keer voor gekomen dat een externe er na drie maanden de brui aan gaf. Niet alleen door de werkdruk op de afdeling, dat wisten ze toen ze kwamen, maar ook omdat ze opzegden bij de leverancier. Gelukkig kan hij altijd vertrouwen op Kees, de specialist, die als externe nu al een aantal jaar op de afdeling werkt.

Jan drukt op het knopje van de lift en ziet uit zijn ooghoeken Erik de Financieel Manager aan komen lopen.

“Goed dat ik je tref” zet Erik terwijl ze samen de lift inlopen. “Op jou afdeling werkt toch Kees, die wij via Arie’s Flexwerkers inhuren?”

“Ja dat klopt, dat is een goede, hij lost alle lastige gevallen binnen no-time op.”, zegt Jan, terwijl de lift zich in beweging zegt.

“Dat is mooi, maar we kunnen daar misschien een issue hebben. Het blijkt dat Kees eigenlijk een ZZP’er is en eigenlijk geen andere klanten heeft. Dat is wel een risico, omdat er daarom misschien sprake is van een dienstverband met hem. We zijn nu aan het uitzoeken of dat een probleem voor Arie’s Flexwerkers is of voor ons, maar je moet er wel rekening mee houden dat je het contract met Kees op korte termijn zou moeten opzeggen.”

“Daar ben ik helemaal niet blij mee, Erik, Jan is de enige die goed weet hoe die verouderde Mesa applicatie werkt, omdat hij vroeger bij de migratie betrokken is geweest. Die kennis kan ik nooit zo snel naar anderen overbrengen.”

“Sorry Jan, maar we moeten voorzichtig zijn, want als dat mis loopt kan het ons veel geld kosten. Over geld gesproken. Ik zag dat er voor jouw afdeling nog veel oude facturen openstaan voor de uren van een aantal externen, kun je die voor het einde van de week wegwerken?”

“Ik zal mijn best doen, maar in de helft van die gevallen kloppen de uren op de factuur niet. Ik heb al contact gehad met de leverancier, maar nog geen reactie gehad.”

“Ok, dank je wel”

Jan verlaat de lift en loopt door de gang naar zijn werkkamer. Als hij zich ergens aan ergert is het de urenhel. Elke leverancier heeft zijn eigen methode om uren te schrijven en voor elke medewerker krijgt hij een aparte factuur. Dat levert veel werk op dat eigenlijk geen toegevoegde waarde levert voor zijn afdeling. Bovendien gaat het regelmatig mis. Dan kloppen de uren op de factuur niet, dan klopt het ordernummer niet, dan is het bedrag een paar cent te hoog. En vervolgens komen de externen ook nog bij hem mopperen als blijkt dat de leverancier ze niet op tijd betaald.

“Jan, ik heb een probleem.”

Jan schrikt op uit zijn mijmeringen en draait zich om naar Alice zijn operationeel teamleidster.

“Waar gaat het over, Alice? Problemen met die nieuwe polisberekeningen?” zegt Jan, terwijl hij hoopt op een interessant inhoudelijk probleem.

“Nee, Joost is nu al voor de tweede keer niet op komen dagen, waardoor ik te weinig bezetting heb om alle mutaties die in de backlog staan op tijd te verwerken en dat heeft direct invloed op onze performancebonus“

“Wat zijn onze opties?”

“We zijn nog bezig om die nieuwe externe in te werken. Ik kan Erica daar van vrij maken en haar aan het productiewerk zetten. Dat betekent wel dat die nieuwe over twee weken nog niet inzetbaar is als John op vakantie gaat.”

“We weten nu toch nog niet hoeveel werk we dan hebben, dus doe dat maar, ik zal de leverancier aanspreken over Joost zijn gedrag.”

Jan gooit de budgetvoorstellen op zijn bureau en kijkt uit het raam uit over de vijver op de binnenplaats. Dit had hij er zich toch niet van voorgesteld toen hij manager van de afdeling werd. Hij wilde met business development samenwerken om de polisadministratie zo in te richten dat nieuwe producten foutloos en snel op de markt konden worden gezet. Zijn medewerkers stimuleren om zelf na te denken over verbeteringen en nieuwe producten. En ook die paar groeibriljantjes die hij zag coachen en verder brengen binnen het bedrijf. Maar daar is het niet van gekomen, de dagelijkse beslommeringen rondom het standaard productiewerk vergen veel te veel tijd.

“Kan dat nou niet anders?” denkt Jan.

Let op; deze blog is voor de verandering geschreven door een gast. Mijn goede vriend en collega Richard Steketee....